Qué tener en cuenta antes de empezar una reunión de empresa

¿Qué sería de las personas si no cuidaran la comunicación en las relaciones en todos los ámbitos de su vida (personales, sociales, profesionales)?

Llevándolo al terreno empresarial, el buen resultado de un equipo radica en una buena comunicación interna y para ello primero tienes que asegurarte de que dominas tu capacidad de expresión y de escucha activa, sobre todo, en reuniones. 

Los encuentros profesionales, además de favorecer el desarrollo empresarial, fomentan las relaciones entre compañeros. Es una forma de que se conozcan mejor y aprendan a trabajar en equipo, por lo que mejora la productividad y fortalece el compromiso tanto del propio profesional consigo mismo, como con la empresa. 

Por eso, tiene que haber una comunicación interna que coordine a los diferentes departamentos o puestos que ocupa cada uno. De esta forma, todos trabajarán en la misma línea empresarial acorde con la identidad de marca. 

Lo que pasa es que a la mayoría de los trabajadores cuando les dices: “Reunión” piensan en algo parecido a un pleno del ayuntamiento. Largas horas de debate que muchos de ellos no llegan a ningún sitio. Y, de entrada, el hecho de reunirse les produce rechazo. Para evitar esta reacción, debes tener en cuenta algunos aspectos antes de poner en marcha una reunión.

Preparativos de una reunión

En el mundo empresarial, las reuniones no suelen gustar a los trabajadores. Por eso, tienes que hacer que sean efectivas para que se motiven y que no sientan que están perdiendo el tiempo. 

Debes definir y tener claros los objetivos que quieres conseguir para que esa reunión sea lo más efectiva posible, en la que se debe contribuir a lograr los resultados del negocio y que ese tiempo sea una inversión que fomente el avance de los trabajadores hacia sus metas. 

Es recomendable hacer una planificación previa en la que el contenido aporte valor a los integrantes. Se recomienda que haya pocas personas y que el tiempo de duración no sea muy largo. Así podrás comunicar de manera clara y sencilla, sin olvidar escuchar lo que tengan que decir. 

Al ser reuniones cortas, a veces es mejor hacerlas de pie. Según los expertos, son más efectivas porque te dan la posibilidad de enfocarte mejor en los objetivos y no pierdes el hilo, por lo que hay menos distracciones por parte de los asistentes. Participa menos gente y se pueden hacer una vez a la semana. Aunque la periodicidad de los encuentros irá en función de lo que quieras comunicar a tus trabajadores.

Las 5 P para lograr una junta eficaz

Si andas un poco perdido en esto de preparar reuniones porque no es precisamente tu fuerte y no quieres andar por las ramas y tratar los temas de manera precisa, existe un pequeño esquema que te servirá de punto de partida para lograr una reunión eficaz. Este esquema se basa en cinco puntos:

1. Propósito. Tienes que tener un propósito, una razón que justifique ese encuentro. Generalmente, suele ceñirse a: 
   1. Hacer un anuncio
   2. Tomar una decisión 
   3. Poner en común ideas para la posterior toma de decisiones. 
2. Participantes. ¿Con quién vas a reunirte: directivos, clientes, trabajadores? ¿Cuántos van a ser? ¿Cómo piensan? ¿Son cooperadores, competitivos, creativos? Un grupo con diversidad ayudará a tomar antes las decisiones. 
3. Planificación. Parte fundamental. Se pueden tener en cuenta varias reglas que pueden ayudar. Sin embargo, una de las prácticas infalibles en gestión del tiempo, productividad y que ayuda a la concentración es el “Método Pomodoro”. Se trata de trabajar en secuencias de 25 minutos con pequeños descansos. De esta forma, también se elimina el cansancio mental.
4. Participación. Es importante lo que tengan que decir los asistentes porque se trata de comunicación y debe de ser bidireccional. 
5. Perspectiva. Para tomar perspectiva de la situación actual de un negocio, se debe tener en cuenta la opinión de los asistentes, por eso es clave la participación de los convocados. En este sentido, se puede aplicar la regla MDI. La M son los puntos que vas a mantener porque funcionan bien. La D son las partes que hay que detener porque no tiene sentido seguir adelante con ellas. La I son las ideas nuevas que se van a iniciar para tratar de mejorar los aspectos que lo necesiten.